دور ومهام إدارة المناقصات

يتمحور دور إدارة المناقصات حول عدة أدوار رئيسية، تعيين لجان المناقصات، تدقيق ملفات المناقصات، إدارة تقديم العروض وجلسات فضها.

لجان المناقصات:

تتولى إدارة المناقصات تعيين لجان للمناقصات. تضم كل من اللجان رئيساً وعضوين أحدھما يمثل وزارة المالية.

تتألف هذه اللجان من موظفين من مختلف الإدارات العامة. حيث تستحصل إدارة المناقصات من مختلف الإدارات العامة قبل شهر تشرين الأول من كل سنة على جداول اسمية بعدد من موظفيها المنتمين إلى الفئة الثالثة على الأقل بغية تأليف اللجنة المركزية. حيث يختار رئيس إدارة المناقصات، من ھذه الجداول، الموظفين اللازمين لتنظيم ثلاث لوائح، الأولى بأسماء رؤساء ھيئات اللجنة، والثانية بأسماء ممثلي وزارة المالية، والثالثة بأسماء الأعضاء الآخرين، يعرضها على ھيئة التفتيش المركزي لتصديقها.

يشكل رئيس إدارة المناقصات من ھذه اللوائح ھيئة واحدة أو أكثر لمناقصات كل أسبوع.

تدقيق ملفات المناقصات:

بعد إحالة الإدارات إلى إدارة المناقصات ملف كل مناقصة وذلك قبل الإعلان عنها بأسبوعين على الأقل، تدقق إدارة المناقصات في محتويات الملف لتتثبت من خلوه من المخالفات والنواقص، وتتأكد بصورة خاصة من:

  • إدراج المناقصة في البرنامج السنوي العام أو وجود ترخيص بإجرائها.
  • احتواء الملف على المستندات المفروضة.
  • وجود ما يثبت توفر الاعتماد للصفقة.
  • تصديق دفتر الشروط الخاصة من المرجع الصالح وانطباق أحكامه على القوانين والأنظمة.
  • خلو دفتر الشروط الخاصة والمستندات من كل ما من شأنه تقييد المنافسة أو ترجيح كفة أحد المنافسين.
  • عدم تجزئة الأشغال أو اللوازم بغية التهرب من تطبيق الأحكام القانونية وبدون أي مبرر فني أو مالي.
  • صحة تقدير الكميات والأسعار.

تقديم العروض وجلسات المناقصات:

تعد إدارة المناقصات نماذج مطبوعة عن الغلافات وتعطيها للراغبين في الاشتراك في المناقصات دون بدل.

تقدم العروض في إدارة المناقصات إما باليد وإما بالبريد المضمون المغفل. ويمكن أن ينص دفتر الشروط الخاصة على اعتماد بعض ھذه الوسائل دون البعض الآخر.

تجتمع لجنة المناقصات في إدارة المناقصات وتستلم ملفات المناقصات وعروض المناقصين من مدير عام إدارة المناقصات. تقرر اللجنة قائمة المناقصين المقبولين لكل صفقة وتعلن اسم الملتزم الموقت. ويمكنها الاستعانة في مهمتها بخبراء تعتمدھم إدارة المناقصات وتتخذ قراراتها بالأكثرية. كما تبت اللجنة في المشاكل التي تطرأ أثناء الجلسة بشأن إجراءات المناقصة وتثبت وقائع الجلسة في محضر يوقعه الرئيس والعضوان.